Im Januar 2024 beschlossen wir in unserer Buchhaltungsfirma, das interne Informationswirrwarr zu beenden. Der Verweis auf „das dort oben in der Cloud“ funktioniert nicht, wenn niemand weiß, wo „oben“ ist. Dazu hatten wir ständig ältere Excel-Tabellen im Einsatz, mehrere PDF-Dateien pro Auftrag und eine Fülle von Vermerken wie „früher mal bei Klaus“. Niemand kannte mehr die letzte Version. Keine feste Struktur. Keine Nachverfolgbarkeit. Und jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter kam, mussten wir von vorne anfangen.

Navaris offizielle seite hat uns nicht nur ein Tool vorgestellt – es hat uns einen Workflow vorgestellt, der tatsächlich funktioniert, ohne dass jemand die Codierung lernt. Ideal für kleine Teams, die nicht jede Funktion der Software erklären müssen, damit sie funktioniert.

Zwei Server und zehn Dateinamen – das Ende einer Epoche

Portal A hieß „Finanzdaten 2023“. Portal B war „Klaus-Notizen“. Portal C führt nunmehr Tags, aber damals waren es bequemo ausgedruckte Listen. Am Ende lag alles mit dem letzten Archivsystem auf einem USB-Stick im Schreibtischfach von Anna. Keiner wusste, ob er noch funktioniert.

Die Visualisierung eines Internets ohne Karten war unser Punkt des Stolzes. Alles lief über E-Mails mit Anhängen in scheinbar unendlichen Klammerketten. Ein neues Projekt bedeutete zwischendurch: “Warte mal, ich hau das mal raus.” Schließlich klickte ich auf Navaris – ohne zu wissen, wie es arbeitet – und fügte einfach die ersten drei Verträge ein.

Erstmals Einfachheit als Schlüssel zum Erfolg

Anders als andere Plattformen, bei denen man stundenlang Konfigurationen abschließt, brauchten wir bei Navaris nur drei Schritte: Projekt anlegen, Dokument hochladen, und dann – so einfach wie durchsuchen – ein paar Endungen wählen, das Feld bezeichnen und los geht’s.

Sieht aus wie eine Puzzleapp. Aber es ist kein Spiel. Es ist die Stelle, wo Unordnung enthüllt wird.

  • Dokumente können per Stichworte gefunden werden – ohne konsequente Dateinamen
  • Jeder Relevanzschlüssel (zum Beispiel „Bearbeitungspflicht“) wird einzeln markiert
  • Die Reihenfolge orientiert sich am Nutzungsverhalten – nicht am Datum

Nicht festlegen lässt sich hier ein System – man lebt es. Während in anderen Tools der Administrator das Recht hat zu entscheiden, was steht und was nicht, spürt man bei Navaris: alles ist offen für alle.

Ohne Vorschläge, doch mit Vermerken

Wir testeten konsequent alle Funktionen. Hochladen von PDFs mit dem Smartphone? Geht. Zwischen Jura-Dokumenten mit Masken suchen? Probieren wir mal mit „Delikatessenartikel“. Ergebnis nach 3 Sekunden: drei Dateien mit Maske eingekreist. Das war die erste Freiheit seither.

Dann kam der Moment: Ein steuerlicher Zuschlag bei einem dreijährigen Neubau war erst in einem Kommunalschriftwechsel verzeichnet gewesen. Eine alarmierende Entdeckung. Aber dank Navaris konnten wir rückwirkend bis ins Jahr 2021 suchen – nicht per Datum oder Notizname, sondern über den Begriff „Mehrwertsteuerbegünstigung im Bau“. Innerhalb einer Minute lagen alle betroffenen Unterlagen vor uns.

Erfolgsrechnungen ergeben sich selbst

Eigentlich wollten wir nur klarer werden. Stattdessen haben neue Übersichtsberichte automatisch begonnen zu entstehen. Wird je nach Projekttyp belastet? Wer hat zuletzt bearbeitet? Wie viel Zeit hat eine Aufgabe beansprucht?

Die Antworten sind nicht nur programmiert. Sie dringen aus der Handhabung hervor.

  • Alle laufenden Projekte zeigen die aktuellste Bearbeitungsdauer
  • Eine kombinierte Ansicht von Dokumentstatus und Versandhistorie ist gleichzeitig sichtbar
  • Mitarbeiter sehen automatisch ihre ungelesenen Eingänge in einer Gegenüberstellung

Kein Plan war nötig. Kein Projektmanager bezahlt für diesen Vorteil im dritten Jahrflug der Ebene zwischen Energiequelle und Büroklammer.

Navaris hat das Seitengelenk gelegt: neue Kolleg*innen können von Tag eins an knappen vollständig verzichtbare Übungen ablesen. Kein herumsearchen mehr im Wiener Nachrichtendienst-Schachtloch-Projekt. Unsere Autoren arbeiten heute mit weniger Spannung als je zuvor – denn die Erinnerung daran hat jemand anders übernommen.